Steuernummer vs. Umsatzsteuer-ID: Der große Unterschied

Jeder Unternehmer, der zum ersten Mal eine Rechnung schreibt, wird mit der Frage konfrontiert: Muss ich auf der Rechnung die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID angeben? Immerhin können beide Nummern auf der Rechnung angegeben werden. Welche Nummer wann erforderlich ist, erfährst du hier.

Anmeldung, Verwaltung und laufende Pflichten kannst du auch abgeben: Das übernehmen wir in der Gründung und Verwaltung.

Unterscheidung der Steuerkennzeichen in Europa

In Europa gibt es die drei folgenden Steuernummern:

Steuernummer
Steueridentifikationsnummer (Tax ID)
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (VAT ID)

Steuernummer vs. Umsatzsteuer-ID: Was ist was?

Es gibt nicht nur eine Steuernummer für Unternehmen - nein: Als Unternehmer kannst du sowohl eine Steuernummer als auch eine Umsatzsteuernummer (Umsatzsteuer-ID) haben. Beide Nummern werden gleichermaßen zur steuerlichen Identifikation verwendet. Die Steuernummer erteilt dir dein Finanzamt. Außerdem hat jede natürliche Person seit 2008 eine elfstellige persönliche Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID) vom Bundeszentralamt für Steuern. Für Unternehmen vergibt das Bundeszentralamt für Steuern seit November 2024 schrittweise die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.). Auf Rechnungen ersetzt sie die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID derzeit nicht.

Steuernummer: Die Steuernummer auf Rechnungen innerhalb Deutschlands

Wenn du Rechnungen an Personen oder Unternehmen ausstellst, die wie du ihren Sitz in Deutschland haben, gibst du auf der Rechnung deine Steuernummer an. Die persönliche Steuer-ID reicht dafür nicht: § 14 Abs. 4 UStG verlangt die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID.

Wenn dein Kunde in Deutschland ansässig ist, kannst du nach § 14 UStG statt der Steuernummer alternativ auch deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) angeben.

Viele Unternehmer bevorzugen sogar die freiwillige Angabe ihrer Umsatzsteuer-ID. Sie ist datenschutzrechtlich sicherer und bietet weniger Missbrauchsmöglichkeiten als die Steuernummer. Die Steuernummer wird oft als St.-Nr. abgekürzt. Verwechsle sie nicht mit der persönlichen Steuer-ID.

UMSATZSTEUER-ID: Die Steuernummer auf Rechnungen in andere EU-Länder

Für Rechnungen, die du an Kunden in anderen EU-Ländern ausstellst, benötigst du in einigen Fällen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Umsatzsteuer-ID für B2B-Transaktionen

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist obligatorisch, wenn du als für MwSt-Zwecke registrierter Unternehmer eine Rechnung an einen anderen Unternehmer in einem anderen EU-Land (B2B-Geschäfte) oder als Verkäufer außerhalb der EU ausstellst.

Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kann nur an Unternehmen vergeben werden, und in einigen Fällen ist sie deine Steueridentifikationsnummer für andere EU-Länder. Sie kann also erforderlich sein, wenn du eine Rechnung an einen Geschäftspartner in einem anderen EU-Land schreibst. Die deutsche USt-IdNr. besteht aus dem Länderkürzel DE und neun Ziffern, zum Beispiel “DE123456789”.

Kleinunternehmer, die nur in Deutschland tätig sind, brauchen keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Wer Lieferungen oder Leistungen mit Unternehmen in anderen EU-Ländern austauscht, braucht sie laut Bundeszentralamt für Steuern dagegen auch als Kleinunternehmer. Viele Kleinunternehmer beantragen sie ohnehin und verwenden sie auf Rechnungen oder im Impressum. Dies ist völlig legitim. Der Hintergrund ist oft, dass sie ihre Steuernummer nicht angeben wollen und die Umsatzsteuer-ID vorziehen.

Die Umsatzsteuer-ID kann auch bezeichnet werden als:

Umsatzsteuer-ID
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
USt-Identifikationsnummer
USt-IdNr.

Du erkennst die Umsatzsteuer-ID am vorangestellten Länderkürzel. Als Unternehmer in Deutschland hast du DE und neun Ziffern in deiner Umsatzsteuer-ID.

Wie man eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhält

Wenn du dein Unternehmen beim Finanzamt anmeldest und eine Steuernummer beantragst, kannst du die Umsatzsteuer-ID direkt beantragen. Alternativ kannst du den Antrag auch online beim Bundeszentralamt für Steuern stellen.

Was muss auf einer deutschen Rechnung stehen?

Neben deiner Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer musst du auf deiner Rechnung deinen vollständigen Namen und deine Geschäftsadresse angeben. Das Gleiche gilt für Namen und Adresse deines Kunden. Bei Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern, für die dein Kunde die Steuer schuldet, und bei innergemeinschaftlichen Lieferungen gehören deine und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deines Kunden auf die Rechnung (§ 14a UStG).

Darüber hinaus muss deine Rechnung folgende Angaben enthalten:

das Datum der Rechnung
eine eindeutige Rechnungsnummer (z. B. aus den Anfangsbuchstaben des Namens deines Kunden - die Rechnungsnummer - Rechnungsmonat: JI-001-0919)
Menge und Artikelbezeichnung oder Dienstleistung
Datum der Leistung/Lieferung
Nettobetrag
Steuersatz (entfällt bei Kleinunternehmern)

Wenn du Kleinunternehmer bist, musst du auf der Rechnung den Grund für deine Umsatzsteuerbefreiung angeben: “Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer nach § 19 UStG”.

Vergiss nicht, deine Bankverbindung anzugeben, damit dein Kunde die Rechnung bezahlen kann. Wir empfehlen zudem, deinen Kunden eine Zahlungsfrist von 7 bis 21 Tagen zu setzen. Wenn der Kunde bis dahin nicht gezahlt hat, kannst du einfach nachfassen.

Steuernummer bei Rechnungen unter 250 Euro?

Nein! Rechnungen unter 250 Euro müssen in Deutschland überhaupt keine Steuernummer haben. Solche sogenannten Kleinbetragsrechnungen sind zum Beispiel Bahnfahrkarten, Tankquittungen oder Kassenbelege.

Unterstützung und Hilfe

Du kennst nun alle Grundlagen über die deutsche Steuernummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Die Beantragung kann dennoch viel Zeit in Anspruch nehmen. Wenn du dabei Unterstützung möchtest, helfen wir dir gern.

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