Der Leitfaden 2026 zur Umsatzsteuererklärung in Deutschland

Die Umsatzsteuererklärung in Deutschland ist eine komplizierte Angelegenheit, aber das muss nicht sein. In diesem Artikel findest du alle Informationen zu den Fristen und Sätzen für die Umsatzsteuererklärung, die du benötigst, um die Abgabe der Umsatzsteuererklärung so einfach wie möglich zu gestalten.

Anmeldung, Verwaltung und laufende Pflichten kannst du auch abgeben: Das übernehmen wir in der Gründung und Verwaltung.

Was ist die Mehrwertsteuer in Deutschland?

Von wenigen Ausnahmen abgesehen, wird die Mehrwertsteuer auf alle in Deutschland verkauften Produkte und Dienstleistungen erhoben. Sie ist eine der wichtigsten Steuern in Deutschland mit einem Steueraufkommen von über 30 %. Was beim Verkauf über Amazon oder eBay dazukommt, steht im Umsatzsteuer-Leitfaden für Amazon und eBay.

Die Mehrwertsteuer ist eine Transaktionssteuer und gleichzeitig eine Endverbrauchersteuer. Sie wird von den verkaufenden Unternehmen erhoben und aus technischen Gründen an das Finanzamt abgeführt, aber letztlich wird sie von den Käufer:innen getragen. Aus Sicht von Verbraucher:innen wird sie oft als „Mehrwertsteuer” bezeichnet. Aus der Sicht der Unternehmen wird sie oft als „Umsatzsteuer” bezeichnet.

Wie funktioniert das deutsche Mehrwertsteuersystem?

In Deutschland gibt es drei Sätze: 0 %, 7 % und 19 %. Im Gegensatz zu den meisten Ländern, in denen ein Satz unabhängig von der Kategorie oder der Art der Ware gilt, wird in Deutschland für jede Klasse, für die man sich anmelden kann, ein anderer Satz verwendet, je nachdem, was sie umfasst. Dies ist von Land zu Land unterschiedlich. Erkundige dich also unbedingt bei jemandem, der sich mit diesem Verfahren befasst. Wir empfehlen dir, mit deinem Buchhalter zu sprechen, wenn du nicht weißt, wie du das herausfinden kannst. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kann bei den Steuerbehörden kostenlos beantragt werden.

Eine allgemeine Regel:

1. 19 % — Regelsteuersatz nach § 19 Abs. 1 UStG. Alles, was nicht von der Umsatzsteuer befreit ist oder dem ermäßigten Umsatzsteuersatz unterliegt.
2. 7 % — Ermäßigter Steuersatz nach § 19 (2) UStG. Die meisten Lebensmittel, Bücher und Zeitschriften, lebende Tiere, Übernachtungen, Kunstgegenstände, orthopädische Hilfsmittel, etc.
3. 0 % — Von der Umsatzsteuer befreite Waren und Dienstleistungen nach § 4 UStG. Auslandslieferungen, innergemeinschaftliche Lieferungen, Kreditvermittlung, Versicherungen, etc.

Wer muss eine Mehrwertsteuererklärung abgeben?

Die Regel: Jedes Unternehmen ist umsatzsteuerpflichtig.

Jeder Selbstständige und jedes Unternehmen, das für seine Leistungen oder Lieferungen Geld in Rechnung stellt, muss darauf Umsatzsteuer berechnen. Eine Ausnahme ergibt sich aus § 19 UStG: Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Zahlung der Umsatzsteuer befreit. Als Kleinunternehmer gelten seit 2025 Selbstständige mit einem Vorjahresumsatz von nicht mehr als 25.000 Euro. Darüber hinaus darf der Umsatz im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht übersteigen. Diese Ausnahme kann bei der Beantragung der Steuernummer geltend gemacht werden.

Ausnahme: Kleinunternehmen (nicht mehr als 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr)

Die Fristen für die Einreichung der Anmeldung

Die meisten Unternehmer:innen müssen monatlich oder vierteljährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einreichen. Die Frist für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung ist immer der zehnte Tag des Monats, der ein Werktag sein muss. Fällt dieser Tag jedoch auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag.

Bei der Häufigkeit der Umsatzsteuervoranmeldungen, die das Finanzamt nach dem Umsatzsteuergesetz von dir erwartet, gibt es jedoch erhebliche Unterschiede in der Regelung. Daher hast du auch die Möglichkeit, die Abgabe der monatlichen und vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen durch die Verlängerung der Festsetzungsfrist hinauszuschieben. Gerade in Kombination mit der Ist-Besteuerung ist die Fristverlängerung ein wirksames Instrument, um den gesetzlichen Fälligkeitstermin für die Umsatzsteuer für dich als Unternehmer:in günstiger zu gestalten und die Liquidität zu sichern.

Was passiert, wenn man eine Erklärung nicht rechtzeitig einreicht?

Bei verspäteter Zahlung (auch der Sondervorauszahlung) wird ein Säumniszuschlag von 1 % für jeden angefangenen Kalendermonat (gerechnet vom Ablauf des Fälligkeitstages ohne Nachfrist) erhoben; der Betrag wird auf den nächsten durch 50 EUR teilbaren Betrag abgerundet.

Solange die Vorauszahlungen nicht angemeldet oder festgesetzt wurden, wird kein Säumniszuschlag erhoben. Säumniszuschläge können daher bei verspäteter Abgabe der Vorschussmeldung frühestens ab dem Tag nach der Abgabe erhoben werden. Wird die Voranmeldung nicht abgegeben, können Säumniszuschläge frühestens mit Ablauf des Tages entstehen, an dem der Steuerbescheid des Finanzamtes wirksam geworden ist. Angenommen, die Vorauszahlung wird nach dem Fälligkeitstag, aber noch innerhalb der aufgrund eines Antrags auf Verlängerung der individuellen Abgabefrist verlängerten Vorauszahlungsfrist entrichtet. In diesem Fall können die Säumniszuschläge aus objektiven Billigkeitsgründen erlassen werden.

Unterstützung bei der Mehrwertsteuererklärung

Unterstützung bei der monatlichen Umsatzsteuererklärung kannst du von zwei Seiten erhalten. Die erste ist eine Buchhaltungssoftware, die deine monatliche Umsatzsteuer berechnen und per ELSTER an die Finanzbehörden übermitteln kann. Diese Option erfordert ein wenig Aufwand von deiner Seite. Im Folgenden vergleichen wir zwei Anbieter von Buchhaltungssoftware:

Das erste Unternehmen heißt FastBill, hat eine Bewertung von 4,1 Sternen auf Google und Preise ab 8,99 € pro Monat. Die Software bietet alles von der Zeiterfassung über den Steuerberatungs-Export bis zur Umsatzsteuererklärung.

Das zweite Unternehmen heißt Lexoffice und bietet ein Einstiegspaket ab 8,90 € pro Monat. Sowohl FastBill als auch Lexoffice bieten eine App für Android und iOS zum Scannen von Dokumenten an.

Die zweite Option ist ein:e Steuerberater:in, der:die zwar teurer ist als eine Software, sich aber um den gesamten Prozess kümmert. Eine gute Steuerberatung zu finden, kann in Deutschland eine Herausforderung sein. Genau hier können wir helfen. Kontaktiere uns hier, und wir unterstützen dich mit unserem Netzwerk Steuerberater:innen.