Gegründet – und jetzt? Den ersten Vertrieb aufbauen, ohne dich in Tools zu verlieren

Die Anmeldung ist durch, die Steuernummer da, das Konto läuft. Wenn du die Checkliste bis zum Handelsregister abgehakt hast, steht als Nächstes die Frage an, woher deine ersten Kunden kommen. Sie melden sich nicht von allein, nur weil es dein Unternehmen jetzt offiziell gibt.

Laut dem KfW-Gründungsmonitor 2026 hatten 57 % der Gründer:innen des Jahres 2025 Schwierigkeiten bei der Kundengewinnung. Nur Bürokratie nannten mehr (64 %). Dieser Beitrag zeigt dir in fünf Schritten, wie du nach der Gründung einen einfachen Vertrieb aufbaust, der mit wenig Zeit pro Woche auskommt und zunächst ohne Software funktioniert.

Wenn du deinen Businessplan samt Zahlen nicht allein aufstellen willst, unterstützen wir dich in der Strategieberatung.

Warum Kundengewinnung erst nach der Gründung richtig spürbar wird

Vor der Gründung beschäftigen dich Rechtsform, Notar, Konto und Anmeldungen. Kundengewinnung steht zwar im Businessplan, bleibt aber noch abstrakt. Erst wenn das Unternehmen läuft und die ersten Rechnungen anstehen, wird daraus eine tägliche Aufgabe.

Die KfW-Daten passen dazu. Die KfW vergleicht, wie stark einzelne Hindernisse mit dem Abbruch geplanter Gründungen zusammenhängen (Risk Ratio). Bei Bedenken wegen des finanziellen Risikos und bei Finanzierungsproblemen ist die Abbruchwahrscheinlichkeit fast doppelt so hoch. Für Schwierigkeiten bei der Kundengewinnung liegt das Risk Ratio dagegen unter eins, das Abbruchrisiko ist dort also nicht erhöht. Solche Hindernisse spielen laut KfW im Gründungsprozess nur eine untergeordnete Rolle und rücken erst nach der Gründung stärker in den Blick.

Im Nebenerwerb, den laut KfW 2025 rund 70 % der Gründungen ausmachten, ist das Thema besonders präsent:

Größtes Problem im Gründeralltag (2025)	Nebenerwerb	Vollerwerb
Kundengewinnung	22 %	12 %
Bürokratie	21 %	12 %

Quelle: KfW-Gründungsmonitor 2026, Grafik 18. Anteil der Gründer:innen, die das jeweilige Problem als ihr wichtigstes nennen. Im Nebenerwerb liegen Kundengewinnung und Bürokratie praktisch gleichauf.

Dazu kommt die Zeit. Gründer:innen wenden im Durchschnitt 24 Stunden pro Woche für ihre selbstständige Tätigkeit auf, im Nebenerwerb 16 und im Vollerwerb 45. Im Schnitt entfallen 5,1 Stunden pro Woche auf gesetzliche und regulatorische Pflichten. Wie viel Zeit in den Vertrieb fließt, weist die KfW nicht aus. Ein schlanker Ablauf hilft trotzdem, denn was du nicht mit einem festen Rhythmus hinterlegst, bleibt bei vollem Kalender schnell liegen.

Schritt 1: Wissen, wen du als Erstes ansprichst

Bevor du irgendetwas aufbaust, klär zwei Dinge:

1. Wer ist dein Zielkunde? Beschreibe ihn in zwei Sätzen: Welche Art Unternehmen oder Person, mit welchem Problem, das du löst?
2. Wen kennst du bereits? Schreibe 10 bis 20 konkrete Namen auf: ehemalige Kolleg:innen, Bestandskontakte, Menschen aus deinem Netzwerk, die jemanden kennen könnten.

Diese Liste ist dein Startpunkt. Das eigene Umfeld ist der naheliegendste Einstieg, weil dort schon Vertrauen besteht. Ergänze sie später um weitere Wege, etwa Empfehlungen, Branchenveranstaltungen oder Anfragen über deine Website. Wenn du aus dem Ausland nach Deutschland expandierst, führe Kontakte im deutschen Markt getrennt von denen in deinem Heimatmarkt. So siehst du sofort, wo du noch bei null anfängst.

Schritt 2: Deinen Vertriebsprozess auf eine Seite schreiben

Ein Vertriebsprozess klingt groß. Für den Start reicht eine Seite mit fünf Phasen:

Anfrage → Erstgespräch → Angebot → Zusage → Lieferung

Halte für jede Phase drei Dinge fest:

• Was passiert hier? Zum Beispiel: “Im Erstgespräch kläre ich Bedarf, Budget und Zeitplan.”
• Wer macht den nächsten Schritt? Du oder der Kunde?
• Bis wann? Zum Beispiel: “Angebot spätestens zwei Werktage nach dem Erstgespräch.”

Rechne mit etwa einer Stunde. Dabei fällt auf, wo du bisher improvisiert hast. Du kannst später einer externen Person oder einem neuen Teammitglied in drei Minuten erklären, wie dein Vertrieb läuft. Und falls du irgendwann ein Tool einführst, weißt du, was es abbilden soll.

Schritt 3: Eine einfache Kontaktliste führen

Für den Start genügt eine Tabelle, etwa in einer Tabellenkalkulation. Es soll eine Liste geben und keine drei an verschiedenen Orten. Sechs Spalten reichen:

Name	Firma	Woher kam der Kontakt?	Status	Nächster Schritt	Fällig am
A. Beispiel	Beispiel GmbH	Empfehlung	Erstgespräch geführt	Angebot schicken	14.10.2026
B. Muster	Muster KG	LinkedIn	Anfrage	Termin vorschlagen	10.10.2026

Die Zeilen sind erfundene Beispiele.

Die Spalte “Status” übernimmt die fünf Phasen aus Schritt 2. Die wichtigste Regel steckt in den letzten beiden Spalten: Kein Kontakt steht ohne nächsten Schritt und ohne Datum in der Liste. Kontakte gehen im Alltag leicht verloren, wenn das Nachfassen nirgends festgehalten ist. Mit einem Datum in der Liste passiert das seltener.

Halte die Liste klein. Wenn du nach einer Woche zehn weitere Spalten ergänzt, pflegst du sie bald nicht mehr.

Schritt 4: Einen festen Wochentermin fürs Nachfassen einrichten

Eine Liste hilft nur, wenn du regelmäßig hineinschaust. Plane dafür einen festen Termin ein, zum Beispiel 30 Minuten jeden Montagmorgen:

1. Sortiere die Liste nach “Fällig am”.
2. Arbeite alles ab, was fällig oder überfällig ist.
3. Trage bei jedem Kontakt den neuen nächsten Schritt ein.
4. Sprich ein bis zwei neue Kontakte aus deiner Startliste an.

Ein fester Termin im Kalender ist leichter durchzuhalten als tägliche Akquise nach Gefühl. Wenn du im Nebenerwerb mit durchschnittlich 16 Wochenstunden arbeitest, sind 30 Minuten ein überschaubarer Anteil.

Schritt 5: Erkennen, wann ein Tool sinnvoll wird

Tabelle, Einseiter und Wochentermin tragen dich oft länger, als man denkt. Laut Eurostat nutzten 2025 rund 26 % der Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten in Deutschland eine CRM-Software. Bei Unternehmen mit bis zu neun Beschäftigten waren es 2023 knapp 13 %; für 2025 liegt für diese Größenklasse kein Wert vor. Die meisten kleinen Unternehmen arbeiten also ohne CRM-Software. Wie gut das funktioniert, sagen die Zahlen nicht. Sie zeigen aber, dass du am Anfang ohne CRM-Software nicht aus dem Rahmen fällst.

Ein Tool wird sinnvoll, wenn du eines dieser Signale bemerkst:

• Du vergisst das Nachfassen, obwohl die Liste da ist, weil es zu viele Kontakte geworden sind.
• Du tippst dieselben Kundendaten an mehreren Stellen ab.
• Mehrere Personen führen eigene Listen, und niemand hat den Überblick.
• Es kommen mehr Anfragen, als du in deiner Wochenrunde schaffst.

Wenn du so weit bist, findest du in meinem Leitfaden, in welcher Reihenfolge du Kundenverwaltung, Angebote und Auftragsabwicklung digital aufbaust. Bis dahin reicht, was du in den Schritten 1 bis 4 gebaut hast.

Typische Stolperfallen

• Zu früh ein Tool wählen. Wer ein Tool auswählt, bevor er seine Phasen kennt, weiß nicht, was es abbilden soll. Die Einseiter-Übung aus Schritt 2 hilft dabei.
• Mehrere Listen an mehreren Orten. Notizen im Handy, Visitenkarten im Schreibtisch, Mails im Postfach: Wo Information verstreut ist, geht sie verloren.
• Kontakte ohne nächsten Schritt. Ein Eintrag ohne Datum zeigt nicht, was als Nächstes passiert.
• Zu viele Spalten und Phasen. Fünf Phasen und sechs Spalten genügen am Anfang. Erweitern geht später leicht, reduzieren fällt schwer.
• Nachfassen auf “wenn Zeit ist” verschieben. Ohne festen Termin rutscht der Vertrieb ans Ende der Liste, sobald Kundenarbeit anfällt.

Nach 90 Tagen: eine kurze Bestandsaufnahme

Nimm dir nach drei Monaten eine Stunde Zeit und beantworte drei Fragen anhand deiner Liste:

1. Woher kamen die Anfragen? Empfehlung, Netzwerk, Online: Wo lohnt es sich, mehr Zeit zu investieren?
2. Wo bleiben Kontakte hängen? Nach dem Erstgespräch? Nach dem Angebot? Hier liegt ein wichtiger Hebel für bessere Abschlüsse.
3. Was kostet dich am meisten Zeit? Das ist der erste Kandidat für eine Vereinfachung.

Wenn die ersten Umsätze da sind, kannst du sie mit deiner Planung vergleichen. Wie du Umsatzprognosen und Wachstumsraten berechnest, erklärt der Ratgeber zur Umsatzwachstumsrate.

Häufig gestellte Fragen

Reicht am Anfang wirklich eine Tabelle?

Ja, solange du sie pflegst und es nur eine Liste gibt. Entscheidend ist nicht das Werkzeug, sondern dass jeder Kontakt einen nächsten Schritt mit Datum hat. Erst wenn die Liste unübersichtlich wird oder mehrere Personen daran arbeiten, lohnt sich Software.

Wie oft sollte ich bei Interessent:innen nachfassen?

Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht. Der Abstand hängt vom Gesprächsstand ab: Nach einem Angebot fragst du früher nach als nach einem ersten Kennenlernen. Wichtig ist der feste Rhythmus: Sieh einmal pro Woche in die Liste und arbeite alles ab, was fällig ist.

Brauche ich als Gründer:in von Anfang an ein CRM?

Meistens nicht. Laut Eurostat nutzten 2025 rund 26 % der Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten in Deutschland eine CRM-Software. Schau lieber auf die Signale aus Schritt 5: Wenn Kontakte durchrutschen, Angaben mehrfach abgetippt werden oder mehrere Personen eigene Listen führen, ist der Zeitpunkt gekommen.

Muss ich meinen Vertriebsprozess vor dem Businessplan schreiben?

Nein. Der Businessplan beschreibt, wie du am Markt auftreten willst. Der Einseiter aus Schritt 2 ist die praktische Umsetzung: Er zeigt, was im Alltag mit einer Anfrage passiert. Schreibe ihn am besten, sobald du die ersten Kundengespräche führst, damit er auf echten Erfahrungen beruht.

Fazit

Der Vertrieb nach der Gründung muss nicht groß sein, er muss regelmäßig laufen. Für den Anfang reichen ein Vertriebsprozess auf einer Seite, eine Kontaktliste mit nächstem Schritt und Datum sowie ein fester Wochentermin. Wenn diese Basis an Grenzen stößt, weißt du, was ein Tool leisten muss, und kannst es gezielt auswählen.

Quellen:

• KfW Research: KfW-Gründungsmonitor 2026 (Daten 2025), S. 9–12 und Grafiken 16–20.
• Eurostat: ICT usage in enterprises, Datensatz isoc_eb_iip, Indikator E_CRM1 (Unternehmen mit CRM-Software, ohne Finanzsektor), Stand 27.02.2026.